「外来対応がスムーズにできたらどんなにいいだろうか…」
このように悩む医療従事者の方は多いです。
外来対応がスムーズにこなせないことで、患者さんの待ち時間が増え、クレーム対応に追われる方も多いでしょう。外来対応に追われて患者さんの対応が疎かになってしまうことも考えられます。
そこで今回は、外来対応を効率化させる方法を解説します。
本記事は以下の方におすすめです。
- 外来対応を効率化させるシステムを知りたい
- クリニックの受付業務効率化が図れるシステムを知りたい
- 患者さんの役に立つシステムが知りたい
外来対応を効率化させるシステムについて知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
【外来対応を効率化させる方法①】予約システムを導入する
予約システムを導入することで、クリニックの受付対応が効率化されます。
予約やキャンセル、問い合わせ対応などの時間が減り、その他の業務に注力できるからです。また、予約漏れなどの人為的なミスや無断キャンセルも防止しやすくなる点もメリットと言えるでしょう。
ここでご紹介する、ドクターキューブは電子カルテや医事会計システムなどと連携できる予約システムです。データをそれぞれの電子カルテや医事会計システムと共有できる点が特徴です。
【外来対応を効率化させる方法②】自動再来受付機を導入する
自動再来受付機とは、クリニックの受付を介さず、患者さん自身が受付を済ませられる機器のことです。タッチパネルで直感的に操作が可能になるため、機器に馴染みのないお年寄りの方でも簡単に操作できる点が特徴と言えるでしょう。
導入することで、受付業務の負担が減り、患者の待ち時間が減ります。
患者さんが自動再来受付機を使用することで、自身のタイミングで受付が可能になるのです。
受付窓口が開いていない時間帯でも受付が可能になり、受付後の順番がわかるようになるため、患者さんの満足度向上が期待されます。
受付で患者さんの診察券を預かる必要がなくなるため、返却の手間がなくなり、紛失のリスクも減らせるでしょう。従来対応していたクレーム対応やトラブル対応の時間が短縮されるため、効率的に受付業務が進められるのです。
ここでは、自動再来受付機の例として、病院用自動再来受付機APS-NEXTをご紹介します。デザイン性に優れ、直感的な操作を特徴とした受付機です。
【外来対応を効率化させる方法③】自動精算機を導入する
自動精算機とは、クリニックの受付を介さず、患者さん自身が精算を済ませられる機器のことです。患者さん自身で精算を済ますことで、会計の手間が省けます。受付側は他の業務に専念できるため、業務効率化が図れるでしょう。
また、電子カルテや医事会計システムと連携可能な自動精算機を選ぶことで以下のメリットが生まれます。
- どのスタッフがいつ、いくら請求したかがわかる
- いつ、いくらお釣りが返金されたがわかる
- 保険適用だったか自費だったかがわかる
- どんな科目を受診したのかがかわかる
- どんな決済の手段で処理したかがわかる
レセプト業務時にメリットとなるポイントです。
自動精算機は、精算や支払いを自動で行うことによって、支払いミスやお釣りの渡し間違いなどが防止できます。患者さんの待ち時間短縮に寄与できるため、満足度向上が見込めるのです。
また金銭の受け渡しが発生しなくなることで、感染症予防にもつながります。
患者さんや受付スタッフ双方にメリットが生まれるでしょう。
自動精算機については、ClinicKIOSKをご紹介します。手狭な受付スペースを占領しないように配慮された省スペース設計であり、医事会計システムとの連携が標準装備された精算機です。
【外来対応を効率化させる方法④】キャッシュレス決済を導入する
キャッシュレス決済を導入することで、会計業務がなくなり、受付業務効率化が期待されます。キャッシュレス決済の種類として、以下の4つが挙げられます。
- クレジットカード
- デビットカード
- 電子マネー
- QRコード決済
いずれかの決済方法を選ぶことで、現金を受取り、お釣りを計算してお金を渡す作業がなくなるのです。これにより、支払いミスやお釣りの渡し間違いが防止できます。
また、非接触で支払いが完了するため、感染リスクを減らせる点もメリットと言えるでしょう。
最近では、現金を持ち歩かない患者さんが多く、キャッシュレス決済が利用可能かを確認する患者さんが増えました。キャッシュレス決済が可能なクリニックを受診する患者さんもいるのです。そのため、キャッシュレス決済を導入することで、集客効果が生まれます。また患者さんの満足度向上が期待できるでしょう。
さらにキャッシュレス決済を導入すると、釣り銭の補充などがなくなるため、業務負担が減ります。リスク管理の面からもメリットが大きいと言えるでしょう。
例として挙げさせていただく「Abeille-アベイユ-」はそれぞれの患者さんに最適な外来導線管理を提供するシステムです。電子カルテや医事会計システムとも連携が可能なシステムになります。
【外来対応を効率化させる方法⑤】外来患者導線システムを導入する
外来患者導線システムを導入することで、患者さんが来院されてから会計するまでの流れをスムーズに行うことが可能です。
患者さんが受付を終えたタイミングで、患者さんの診察内容に応じた導線情報が出力され
ます。患者さんは導線情報に従って検査や診察を受け、スタッフは患者さんの導線情報をバーコードで読み取る作業が必要です。
診療行為が終わった段階で、その情報が医事会計システムへ連動可能なため、会計計算がスムーズに行えます。これにより、受付業務が効率化されるでしょう。患者さんの待ち時間も短縮できるため、満足度向上に寄与できます。
また、電子カルテや医事会計システム、再来受付機や表示版などと連携させることが可能です。連携させることで、患者さんの1日の流れをスムーズに進行させ、受付業務が効率化されるでしょう。
まとめ
今回は、外来対応を効率化させる方法として以下を導入するメリットを解説しました。
- 予約システム
- 自動再来受付機
- 自動精算機
- キャッシュレス決済
- 外来患者導線システム
いずれの方法にも共通することは「受付業務が効率化できる」という点です。
患者さん自身で予約や受付、会計を済ませることで、受付業務が簡素化され、効率化が図れるのです。
入金ミスやお釣りの渡し間違い、予約キャンセルやクレーム対応などで発生していた時間が削減できるため、受付業務の負担が軽くなるでしょう。
受付業務の効率化は患者さんの満足度向上と関連が深いです。
なぜなら受付業務の効率化が実現できることで、患者さんの待ち時間が減り、満足度向上につながるからです。
患者さんの満足度向上ができれば、集客効果が期待されます。
患者さんから選ばれ続けるクリニックになるためにも、外来対応の効率化を図っていきましょう。
