風邪やインフルエンザなどの流行時、待合室が患者さんで溢れてしまった経験をしたことがあるクリニックは多いと思います。待合室が混雑してしまうとそれに伴うトラブルも増えてしまうので混雑はなるべく避けたいですね。今回は待合室が混雑してしまう原因とそれを緩和できるAmbiiの予約システムについて紹介します。

予約システムを採用していないクリニックの場合

予約システムがないと、いつ患者さんがどのくらい来院するか予想ができず、待合室の人数の管理ができないため混雑が発生してしまいます。特に流行性の病気がある時期は、急な来院が増えることが予想されます。感染対策上、医療機関としてはなるべく患者さん同士が接触するのを避けたいですし、患者さんとしてもクリニックでの滞在時間はできるだけ短い方がよいでしょう。

電話予約を採用しているクリニックの場合

電話予約の場合、多くのクリニックでは来院する時間を指定する「時間指定予約」を採用しています。しかし、クリニックでは一人ひとりの診察時間が異なるので当然診察が長くなってしまう場合もあります。診察遅れがあったとしても「時間指定予約」では融通が効かないので、次の患者さんが時間通りに来てしまい、待合室で待つ患者さんが増えてしまいます。そこに会計待ちの患者さんがいたり、予約外の患者さんが来たりすると結果的に待合室は混雑してしまいます。

特に受付業務が忙しいと待合室で待つ患者さんが増えてしまいます。待合室が混雑してしまうと院内感染のリスクが上がります。また患者さんにとっては待ち時間が増えることがストレスになる上、受付のスタッフにとっても患者さんが増えるほど業務が煩雑になってしまいます。

待合室の混雑はどうすれば解決できるのでしょうか。

Web時間帯予約で混雑緩和

待合室の混雑緩和の方法としてAmbiiの予約システムを紹介します。これが有効である理由として「時間帯予約」を採用していることがあげられます。

「時間帯予約」とは「15時から16時の間に6人」のように幅を持たせた時間帯で一定人数の予約枠を設ける予約の受付方法です。その時間枠のなかで順番に診察していくので患者さんはある程度の受診時間の目安がわかります。また診察に遅れが生じたとしても、その枠内で診察時間を調整すれば、次の時間帯の患者さんに影響が出ないので、「時間指定予約」のデメリットであった患者が次々と来てしまう事態を避けられます。さらに枠内の予約人数に余裕をも持たせるように調整することで、予約なしで来院する患者さんにも対応できます。

ここでAmbii予約システムではなく電話予約で「時間帯予約」を採用すれば良いと思う方もいるかもしれません。しかし電話予約の場合にさらに問題となるのは、予約業務の工程の多さです。クリニックへの電話は予約そのものに加えて、予約の確認やキャンセルに関する問い合わせもあると考えられます。時間がかかる電話対応は、受付の業務を増やし、混雑を発生させる一因となってしまいます。

Ambiiの予約システムはネット予約サービスで、予約も確認もキャンセルもすべて患者のスマホで完結し、電話対応は必要ありません。さらに、予約完了後すぐに問診票の記入画面が表示され、来院前に問診票を記入できます。これによって問診票に関わる受付業務を減らし、患者さんは問診票を待合室で書く必要がなくなるので待たずに診察を受けられます。このようにAmbii予約システムは待合室の混雑緩和に有効な手段です。

まとめ

Ambii予約システムは「時間帯予約」を採用していて、さらに受付業務の効率化し、待合室の混雑を解消できます。コロナ禍を経て待合室の混雑をこれまで以上に解消したいと考えるクリニックは多いのではないでしょうか。Ambii予約システムの導入をご検討の際は、まずはお気軽にお問い合わせください。