電話での予約管理で苦労していませんか？電話予約を採用しているクリニックは多いですが、それだけでは管理がとても大変です。この記事では予約管理や受付業務の効率化を図ることができるAmbii予約システムを紹介します。
電話予約で苦労する原因
予約に対応できる時間が限られる
電話予約だとクリニックの営業時間の間しか対応できません。また、限られた勤務時間の中で手間のかかる電話対応に割く時間が増えてしまうと他の業務に支障をきたしてしまいます。
電話の対応が大変
電話予約を採用している場合、クリニックにかかってくる電話は予約だけでなくその確認や日時の変更、キャンセルのものもあります。一日に多くの来院があるクリニックでは電話対応をするだけで多くの人手や時間を要してしまいます。
予約の管理が大変
電話予約だと受け取った予約をエクセルや紙媒体の予約台帳に書き写す作業が生じます。1日に何件も予約が入ってしまうとその作業だけでもかなりの労力が必要となりますし、予約の確認やキャンセルの電話が入った場合該当する予約を探して手作業で書き換える必要もあります。さらには予約状況をクリニックでしか確認できず、患者側が見ることができない点は不便であると言えます。
このように電話予約は対応や管理が大変で他の業務に影響を与えてしまします。ここで上記の問題を解決できるAmbii予約システムを紹介します。
Ambii予約システムはクリニックのWEB予約のシステムサービスであり、電話予約の問題点を解決するだけでなくクリニックの業務をより良いものにできます。これからこのシステムのメリットを挙げていきます。
電話予約をWEB予約システムに切り替えるメリット
24時間対応
Ambii予約システムはネットでのサービスであるため24時間いつでも予約の対応ができます。
電話業務が減る
WEB予約のシステムであるので、そもそも予約の電話が減ります。また予約する際に患者さんが用いたメールアドレスにメールで来院時間のリマインドを自動で送信するので、予約の確認の電話が減るだけでなく、予約当日に患者さんが来院しないことを防ぐこともできます。またキャンセルの申請もWEB上で患者さんが自ら操作できるのでキャンセルの電話も減らすことができます。
予約管理が簡単
電話予約で行っていた手作業での予約台帳の作成を、予約のキャンセルを含めて全てAmbii予約システムでは自動で行ってくれます。さらに予約台帳の空いている時間帯のみ予約可能な時間としてAmbii予約システムの画面に自動で表示させるので、電話予約で特に大変な予約台帳から予約可能な時間を探す作業がなくなります。この機能で当日予約の枠を設けることも簡単に行えるので予約業務の柔軟性が上がります。加えてこの予約台帳はどこでもスマホから確認でき、とても便利となっています。
医療業務の準備がしやすくなる
Ambiiでは予約システムのほかにWEB問診のサービスも提供しています。これらを組み合わせると予約完了時にそのまま問診票を入力してもらうことができます。WEB問診は従来の紙の問診票に比べ、患者の状態をより詳しく把握できます。どこからでも確認可能な予約台帳から1日に来院する大体の人数を把握できることに加え、患者さんの詳細な症状を事前に確認できるので、クリニックの1日の業務の流れの把握や準備がしやすくなります。
まとめ
以上のようにAmbii予約システムは予約に関する業務や管理が効率的になるだけでなく、WEB問診と組み合わせることで業務全体をスムーズにできます。電話予約で苦労しているクリニックの方だけでなく、予約制度を採用していないクリニックの方もぜひWEB問診と合わせてAmbii予約システムの導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。
