概要
「病院の外来にいる患者さんの待ち時間が軽減できず、クレームが絶えない…」
このようにお悩みの医療従事者の方は多いです。
患者をスムーズに診察に導けず、集客がなかなかできない病院もあるでしょう。
そこで今回は、このようなお悩みを解決できる予約システムを解説します。
導入のメリット・デメリット、選定ポイントを含めて解説しますので、気になる方はぜひ参考にしてみてください。
病院の診療予約を効率化できる予約システムのメリットは？
予約システムのメリットをまとめました。導入を検討している方は参考にしてみてください。
【予約システムのメリット①】受付業務が効率化される
予約システムを導入することで、従来発生していた予約に関する問い合わせや予約受付の時間が短縮されます。また、予約状況をシステムで管理することで、予約の二重登録や予約ミスを防止が可能です。
患者さんへの対応時間やミスが減ることで、受付業務の効率化が期待できるでしょう。
【予約システムのメリット②】患者満足度が向上される
予約システムを導入していない場合、予約時には電話を利用する方がほとんどでしょう。
電話の場合、患者さんの希望日と病院の空いている日程が合わず、やり取りに時間がかかることがあります。
一方で予約システムを導入することにより、あらかじめ病院の空いている日程がわかります。予約が空いていれば、24時間いつでも予約が可能です。また、PCだけでなくスマホからでも予約が可能な点も利便性の高いポイントでしょう。
患者さんがスムーズに予約できるようになれば、患者満足度は向上します。そのため、クリニックの評判は上がり、安定経営につなげられるでしょう。
【予約システムのメリット③】無断キャンセルが減らせる
クリニックにとって損害が出るのが無断キャンセルです。
予約システムを導入することで無断キャンセルが減らせます。
診察前に患者さんに対しリマインドメールを送る機能があるため、患者さんが診察を忘れて無断キャンセルするのを防止できるでしょう。
また予約システムは、都合が悪くなって来院できなくなった患者さんにも配慮されたシステムです。患者さんが予約を簡単にキャンセルできるように、キャンセル操作を簡便に設計しています。
電話予約の場合、キャンセルを申し出るのを面倒に思ったり、気まずく思ったりして無断キャンセルになるケースが多いです。一方で予約システムであれば、電話の必要がないため、キャンセルのハードルが下がります。そのため、無断キャンセルの可能性を減らし、クリニックの損害を最小限にできるのです。
病院の診療予約を効率化できる予約システムの懸念点は？
以上のようなメリットもある一方、予約システムには懸念すべき点もあります。導入を検討している方はメリット・デメリットを踏まえ、参考にしてみてください。
【予約システムの懸念点①】患者が使いこなせない場合がある
予約システムは誰でも簡単に使えるように設計されています。
しかし、高齢の患者さんの場合、PCやスマホを使いこなせない方がいるのです。
また、高齢の方に限らずネット予約自体に抵抗を示す方もいるでしょう。
こういった患者さんの場合、従来の電話予約で受付をする必要があります。
【予約システムの懸念点②】導入費用が発生する
予約システムを導入する際、初期導入費用として数十万の費用がかかる場合があります。
また自院に合った運用にカスタマイズする場合、カスタマイズ費用として別途費用が発生する場合もあるでしょう。導入の際は、予算を確保しておく必要があります。
病院の診療予約を効率化できる予約システムの選定ポイントは？
前述の懸念点を踏まえて、予約システムを選定する際のポイントを解説します。数社比較して選定する場合にご活用ください。
【予約システムの選定ポイント①】使い勝手がいいか
患者さんや院内スタッフにとって使い勝手がいいかどうかは選定ポイントの1つになります。特に患者さんにとって使い勝手が良くなければ、運用に支障をきたし、患者満足度が下がるでしょう。
予約システムのメーカーによっては、導入前にお試し期間として数ヶ月運用できる場合があります。実際に使うことで使用感が把握でき、評価しやすくなるため、導入を検討の際は積極的に活用しましょう。
【予約システムの選定ポイント②】必要な機能が含まれているか
一口に予約システムと言えども、さまざまな機能が付随しています。代表的な機能としては以下が挙げられるでしょう。
- Webやスマホで予約や変更ができる
- 診察時間のリマインドメールが送られる
- 電子カルテと連携できる
- スマホで現時点の待ち時間・順番が確認できる
- 問診票システムと連携できる
導入を検討している予約システムに、自院の運用に必要な機能が含まれているか事前に確認しておくといいでしょう。
まとめ
今回は、予約システムのメリット・デメリット、選定ポイントについて解説しました。
予約システムを導入することで受付業務が効率化され、患者満足度の向上が期待できます。
また、クリニックでありがちな無断キャンセルを減らせる点もメリットと言えるでしょう。
一方で予約システムは、導入費用がかかります。カスタマイズ費用などを含めると数十万以上の費用が発生する場合があるでしょう。また高齢の患者さんの場合、うまく使いこなせないケースもあるのです。
導入を検討する際は、事前に機能面を確認し、お試しで使ってみることをおすすめします。
実際に使ってみることで使用感がわかり、患者さんの反応も確認できるでしょう。
ぜひ取り入れて実践してみてください。