概要
「在庫点検や管理がもっとスムーズにできたらどんなにいいだろうか…」
このように悩む医療従事者の方は多いです。
在庫があるはずのものが無く、診療に支障が出たり、請求漏れが起きたりして困った経験がある方は多いでしょう。
そこで今回は、在庫点検・管理を効率化させる方法を解説します。
在庫点検・管理でお困りの方、業務改善を図りたい方はぜひ参考にしてみてください。
病院の在庫管理の内容とは？
病院における在庫管理は重要になります。
なぜなら、必要な物品が欠品している場合、診療に影響が出る可能性があるからです。
最悪の場合、診療が行えない状況に陥ることもあります。
診療を確実に行うためにも、病院における在庫管理は必須です。
それでは在庫管理の内容について、それぞれ詳しく解説します。
【病院の在庫管理の内容①】購買品の管理
購入した物品の数量を管理する業務です。
数量が管理できないことで無駄な発注が増えてしまった場合、支出が増え、経営状況に影響が出る可能性があります。
病院では無駄な出費を抑えるためにも、物品の使用頻度や消耗具合を加味し、必要量だけを発注する仕組みがとられているのです。
【病院の在庫管理の内容②】物品の在庫管理
物品の在庫数に加え、医療機器の貸し出し場所などを管理する業務です。
また消耗品の使用期限を確認したり、医療機器の点検状況を確認したりします。
必要な時に必要量の消耗品や医療機器が確実に使えなければ、診療に支障が出るのです。
そのため、物品の在庫管理は必須業務と言えるでしょう。
【病院の在庫管理の内容③】物品消費量の管理
院内における消耗品が、どれぐらいのスパンで使い終わるのかを管理する必要があります。
また、医療機器がどのぐらい使用されているのかも確認しなければなりません。
院内で管理できる消耗品や医療機器には限りがあります。
限りある物品をどの部署で使用し、効率よく業務をこなすかは、病院の経営安定化に関係してくるでしょう。
【病院の在庫管理の内容④】請求漏れの防止
物品の中には保険請求可能なものがあります。
保険請求可能な物品を使用する際は、各種書類の記入や診療報酬請求が必須です。
対象物品を使用するごとに診療報酬点数を計算し、書類に記入しなければなりません。
万が一請求漏れが生じた場合、行政から指導が厳しい指導が入る可能性があるでしょう。
在庫管理を効率化させる方法
病院の在庫管理を効率化させる方法について解説します。
在庫管理にお困りの方はぜひ取り入れて実践してみてください。
【病院の在庫管理を効率化させる方法①】物品管理表を活用する
物品を発注する度に、発注したものを物品管理表に記入して管理する方法です。
発注の際に確認することで、二重発注や発注ミスの防止が期待できます。
また発注漏れなども防止できるため、発注業務が効率化できるでしょう。
【病院の在庫管理を効率化させる方法②】物品を定数管理する
物品の在庫切れを防止する方法です。
部署ごとで物品の保管数量をあらかじめ決めておき、その数量を切る場合、補充を行います。
あらかじめ保管数量を決めておくことで、コスト管理がしやすくなり、経営の安定化につながりやすくなるでしょう。
【病院の在庫管理を効率化させる方法③】SPDシステムを活用する
SPD（Supply Processing and Distribution）とは、医療機関における使用物品の選定や購入、管理業務を行う業務のことです。
病院の物品管理において、一般的にはSPD業務を專門業者に委託し、物品管理を任せる病院が多いでしょう。
物品管理のノウハウを持った専門業者に任せることで、在庫管理業務がスムーズになり、院内スタッフの負担が減らせます。
また、SPDと医事会計システムを連動させることで、保険請求業務が効率化できるでしょう。保険請求漏れが未然に防げるため、コスト管理の点でもメリットが大きいです。
SPDには、専門業者選定における手間やコストがかかるデメリットと、在庫管理効率化のメリットがあります。両方を加味し、メリットがデメリットを上回るかどうかを慎重に判断する必要があります。
【病院の在庫管理を効率化させる方法④】在庫管理システムを活用する
在庫管理システムを活用することで、院内における在庫管理業務が効率化されます。
在庫の重さを自動計測し、あらかじめ設定した重さを下回った場合に、物品を自動発注するシステムです。
これにより、発注の手間や物品管理の手間がなくなります。
また、発注漏れが防止できる点が魅力と言えるでしょう。
従来発生していた発注や管理の手間、人件費や研修費などがカットできるため、経済的です。
スタッフが手作業していた業務がなくなるため、心理的負担や肉体的負担が軽減されます。
働き方改革にも貢献できるシステムと言えるでしょう。
株式会社スマートショッピングが提供する「スマートマットクラウド」は院内における物品管理業務を効率化できるシステムです。興味がある方は導入を検討してみてください。
まとめ
今回は、在庫点検・管理を効率化させる方法を解説しました。
在庫管理を効率化させる方法としては、物品管理表で管理したり、定数管理したりする方法があります。
またSPDシステムを採用することで院内スタッフの負担が減り、物品発注・管理業務の効率化が期待できるでしょう。
一方で人為的なミスが発生する可能性があり、発注漏れや数量管理のミスが発生するケースがあります。
そこでおすすめなのが、在庫管理システムの導入です。
システム導入により従来発生していた発注や管理の手間、人件費や研修費削減が期待でき、コスト削減が期待できるでしょう。
導入コストと人件費を比較し、導入コストの方が安くなる場合は、十分に導入価値があります。在庫管理システムを導入して、院内における物品管理業務や発注業務の効率化を図ってください。